Journalisten richtig ansprechen

Medienschaffende beeinflussen in der Öffentlichkeitsarbeit den Erfolg und Misserfolg von PR-Profis. Warum ist das so? Journalisten und Redaktionen können größtenteils frei darüber entscheiden, über welche Themen sie berichten. Demnach muss der erste Kontaktversuch der PR-Agentur sitzen, um sich gegen die Flut an konkurrierenden Nachrichten durchzusetzen. Die nachfolgenden Tipps zur Journalistenansprache erleichtern den Zugang zu diesen bedeutenden Gesprächspartnern.

Tipp 1: Eine gezielte Ansprache planen

Grundsätzlich gilt auch hier das Motto „Qualität vor Quantität“: Das kommunizierte Thema muss zu Medium, Redakteur und Zielgruppe passen. Daher sollten vor der ersten Kontaktaufnahme das passende Ressort und der zuständige Journalist ermittelt werden. Über die Recherche des Redaktions- und Druckunterlagenschlusses kann dann der optimale Zeitpunkt der Kontaktaufnahme bestimmt werden. Wer im Anschluss zum Hörer greift, vermittelt eine deutlich konkretere Vorstellung des eigenen Themas.

Tipp 2: Klar und deutlich kommunizieren 

Journalisten haben grundsätzlich wenig Zeit. Deswegen muss die Nachricht mit wenigen Worten klar und deutlich übermittelt werden. Wer sich an den W-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Wie?) orientiert und die wichtigsten Informationen zuerst nennt, ist auf einem guten Weg. Gleichzeitig sind Journalisten keine Alleskönner: Der Fokus der Ansprache sollte darauf liegen, selbst schwierige Themen einfach zu erklären. Dazu gehört, den Neuigkeitswert und die Relevanz der eigenen Geschichte gezielt herauszukitzeln. Bei der Anrede von Journalisten hilft ein konkreter Anlass für die Ansprache. Dazu zählen unter anderem demnächst anstehende Events, Produktveröffentlichungen und Kooperationen. 

Tipp 3: Transparent auf Rückfragen antworten

Niemand mag Geheimniskrämerei – besonders Journalisten gehen Geheimnissen gerne auf den Grund. Wer souverän und kommunikativ mit kritischen Fragen umgeht, fördert ein positives Gesprächsklima. Damit steigt das Vertrauen der Journalisten in ihren Ansprechpartner. Auf diese Weise greifen sie zukünftig eher auf die exklusiven Informationen, Kontakte und die Expertise des PR-Profis zurück.

Tipp 4: Zusatzmaterial bereitstellen

Je häufiger Journalisten eigenständig nach notwendigen Materialien suchen müssen, desto anstrengender und unangenehmer wird die Zusammenarbeit mit der PR-Agentur. Das verringert die Chance auf zukünftige Zusammenarbeit. Um diesem Problem entgegenzuwirken, können relevante Dokumente und Informationen rechtzeitig und eigenständig an die Journalisten weitergegeben werden.