Tipps für ein gelungenes Online-Meeting

Auch in Zeiten von Corona gibt es Möglichkeiten, Meetings aus dem Homeoffice stattfinden zu lassen. Über Videocalls von Zuhause aus, können auch weiterhin Meetings mit den Kollegen erfolgen oder auch Präsentationen für Kunden abgehalten werden. Vieles lässt sich oft auch einfacher und schneller per Videochat klären. Bevor man aber richtig mit den Online-Meetings durchstartet, sollte man einige Dinge beachten...

1. Die Ausstattung

Zuallererst sollte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter über die nötige Ausrüstung für Videokonferenzen verfügen, wie zum Beispiel Tools wie ein Laptop oder auch ein PC mit Webcam. Auch eine gute Internetverbindung ist sehr wichtig! Stockende Übertragung oder verpixelte Bilder stören nicht nur die Kollegen, sondern viel wichtiger, auch die Kunden. 

2. Anzahl der Leute

Meetings über Videocalls können oft etwas chaotisch sein. Besonders, wenn viel zu viele Teilnehmer mit in der Konferenz sind. Daher sollte man sich vorweg überlegen, wen man einlädt. Für wen sind die Informationen besonders wichtig und relevant? 

3. Tagesordnung

Oft ist es auch sehr hilfreich vorab eine Agenda für das Meeting an die Teilnehmer zu senden. Dann weiß jeder worum es geht und kann sich dementsprechend auch drauf vorbereiten. So kann man sich gut auf bevorstehende Diskussionen über die Themen vorbereiten oder hat vielleicht eigene sinnvolle Ideen.

4. Zeitrahmen

Für jedes Meeting sollte man sich ein genaues Zeitfenster überlegen, damit die Kollegen und Kunden dies auch in ihrem Tagesablauf gut unterbringen können, denn nicht jeder kann sich einen kompletten Tag für ein Meeting freihalten. Außerdem hilft ein Zeitraum auch fokussiert beim Thema zu bleiben und man schweift nicht so leicht ab.

5. Gesprächsregeln

In Videocalls bekommt man oft das Gefühl, dass man selber untergeht oder gar nicht zu Wort kommt. Für eine gelungene Kommunikation können ein paar Regeln sehr förderlich sein. Zum Beispiel könnte man Redeanteile festlegen oder auch dürfen Teilnehmer nicht unterbrochen werden. Die Regeln kann man aber auch mit seinen Kollegen besprechen und festlegen.

6. Videokonferenzanbieter

Zu guter Letzt sollte man sich den richtigen Anbieter heraussuchen und auch schon mal testen. Wichtig ist darauf zu achten, dass der Anbieter auch alle ihre Funktionen besitzt, die sie benötigen, beispielweise wie Bildschirm teilen für Präsentation. Sehr gute Anbieter sind zum Beispiel Microsoft Teams, Whereby, Google Hangouts oder auch Zoom. 

Mit all diesen Tipps sollte das Online-Meeting auf jeden Fall gelingen!