Erstellung eines Maßnahmenplans am Beispiel vom Kunden Wunschfutter

Am Anfang jeden Jahres entwerfen PR-Agenturen Maßnahmenpläne für ihre Kunden. Er ist eine Art ausführliche To-Do-Liste der zukünftigen Projekte der nächsten Monate. Es wird festgelegt welche Maßnahmen zum Ziel führen, wie man diese umsetzen kann, bis wann das Projekt fertig sein muss und wer dafür zuständig ist. Wird sich an den Plan gehalten, können Fehler und Missverständnisse umgangen werden.

Klassische Maßnahmenpläne machen die nächsten Aufgaben für jeden Kunden übersichtlich. Wir haben zum Beispiel gerade einen für Wunschfutter aufgestellt, einem der führenden Anbieter von individuell produziertem Hundefutter in Europa. Kunden wählen das individuelle Trockenfutter online aus und stellen so eine rundum ausgewogene Ernährung ihres Hundes sicher – selbst bei Futtermittelunverträglichkeiten.

Mit Plan zur besseren Kommunikation

Als Erstes werden die einzelnen Maßnahmen und Projekte den Monaten zugeteilt. Hier ist Kreativität und Realitätseinschätzung gefragt. Die Maßnahmen werden ausführlich beschrieben und regelmäßig aktualisiert. Für Wunschfutter wurden zunächst die Themen der einzelnen Pressemitteilungen gewählt und verständlich für jeden ausformuliert. Der Titel könnte zum Beispiel lauten: „Wie gestaltet sich eine gute Zahnpflege bei Hunden?“

In einem zweiten Schritt wird die Vorgehensweise besprochen und detailliert aufgeschrieben. Hier ist wichtig, auch kleine Aufgaben aufzuzählen und Meilensteine zu bilden. So soll in unserem Beispiel recherchiert werden, wie die Zahnpflege eines Hundes aussehen muss und wie man Zahnprobleme vorbeugen kann. Im Anschluss wird die Pressemeldung geschrieben, verschickt und bei den angesprochenen Medien nachgefasst.

Einer der wichtigsten Planungsschritte sind die Deadlines. Wenn die Themen und die Vorgehensweise stehen, wird ein Zeitpunkt festgelegt, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Dieser Zeitpunkt kann sich natürlich verschieben, aber ein genaues Datum sollte genannt werden.

Pressemitteilungen sollten möglichst Anfang des Monats verschickt werden. So haben die Redakteurinnen und Redakteure genug Zeit, die Meldungen zu lesen und mit ihren Kollegen abzusprechen. Das heißt, die Pressemitteilung über die Zahnpflege eines Hundes sollte Ende der ersten Woche im Monat (Freitagvormittag) verschickt werden.

Auch das eigene Team muss organisiert werden

Im Anschluss wird die Zuständigkeit für die einzelnen Aufgaben besprochen. Es wird festgelegt, wer für welche Maßnahme verantwortlich ist. Als Tipp: Den Maßnahmenplan und vor allem die Zuständigkeiten in einer kleinen Gruppe besprechen, da die einzelnen Personen dann freiwilliger Aufgaben übernehmen. Für größere Projekte können natürlich auch mehrere Personen verantwortlich sein, aber trotzdem sollte eine Person die Maßnahmen leiten. Ausschlaggebend ist, den Maßnahmenplan regelmäßig zu aktualisieren und mit dem Kunden abzusprechen. Zusätzlich sollten die einzelnen Maßnahmen abgehakt oder farbig markiert werden, sobald diese komplett abgeschlossen sind. So verläuft Öffentlichkeitsarbeit nach einem klaren Plan und garantiert Erfolg.