Konzept
How to call
PR besteht nicht nur aus der Kommunikation in Pressemitteilungen und dem Austausch mit Journalist:innen bei Events. Auch das Telefonieren gehört zum Job dazu. Dabei ist es im stressigen Alltag oftmals gar nicht so einfach, die Person am anderen Ende der Leitung zu überzeugen – hierfür bedarf es der richtigen Strategie.
Telefonieren mit Strategie
Bei einem entspannten Telefonat mit der besten Freundin oder dem besten Freund wird einfach mal schnell drauf losgeplappert. Das geht bei einem beruflichen Telefonat nicht so einfach, denn so kann es schnell passieren, in eine Bredouille zu gelangen – die perfekte Antwort fehlt, das Fachwissen geht einem aus oder das Thema wird falsch rübergebracht. Um dies bei einem beruflichen und wichtigen Telefonat zu vermeiden, kann es helfen, sich vorher genau zu überlegen, was gesagt werden soll. Das folgende Schema ist hierbei die perfekte Unterstützung:
Begrüßung
Jedes Telefonat beginnt mit einer Vorstellung. Wer bin ich? Woher komme ich? Anschließend ist es empfehlenswert, dem Gegenüber eine Frage zu stellen. So wird die Möglichkeit umgangen, in einem endlosen Monolog zu enden. Die Frage kann von einem „Wie geht es Ihnen?“ bis hinzu „Sagt Ihnen Griffel & Co etwas?“ gehen. Ins gegenseitige Gespräch kommen ist die Devise.
Hinleitung
Nach diesem kurzen Einstieg in das Telefonat geht es darum, eine Info über sich selbst zu erzählen. Weshalb rufe ich an und welchen Nutzen erhoffe ich mir dadurch? Doch dies sollte nicht zu direkt gesagt werden. Anstatt „Ich würde…“ lieber „Für Sie geht es um folgendes…“. Das Gespräch muss weg von dem eigenen Nutzen gehen. Wird zu sehr in der Ich-Form gesprochen so gibt dies dem Gegenüber kein gutes Gefühl und es wird zudem von dieser Person nicht der eigene Nutzen gesehen. Dies hat zur Folge: Es wird schneller „Nein“ gesagt. Doch nun kann der gegenseitige Austausch beginnen. „Nutzen durch Nutzung“ sollte hierbei stets das Motto sein!
Nicht ob, sondern wann
Wenn sich das Gespräch langsam dem Ende neigt, wird schnell mal gefragt, ob das Thema nicht interessant sei? Dies ist ein großer Fehler. Denn auch hier kann das Gegenüber schnell ablehnen oder einen auf später vertrösten. Lieber charmant fragen, wann man denn nochmal darüber sprechen mag. Best case: direkt einen Termin oder Zeitrahmen hierfür vereinbaren. So wird nicht direkt ein klares „Nein“ kassiert. Ein „Ja“ ist immer noch möglich!
Ist dies geklärt, folgt die Verabschiedung.
Die richtige Mentalität & Vorbereitung
Ist der perfekte Telefonablauf geplant, so reicht dieser jedoch leider nicht aus, um am Ende auch das perfekte Ergebnis zu erzielen. Nicht jedes Telefonat läuft gleich ab und es ist auch nicht immer dieselbe Person in der Leitung. So ist es wichtig, sich auf jedes Gespräch individuell vorzubereiten und sich vorher kurz über seine:n Gesprächspartner:in zu informieren. Es sollte immer klar sein: Mit wem spreche ich gerade?
Auch werden oft ablehnende Antworten kommen. Hier ist es wichtig, diese nicht einfach mit einem stummen Nicken hinzunehmen. Lieber eine charmante Gegenfrage stellen, die dafür sorgt, dass das Thema doch noch eine Chance bekommen kann und ein Gespräch entsteht. Wenn beispielsweise die Antwort kommt: „Daran habe ich kein Interesse“ einfach mal sympathisch nachfragen, was denn interessant wäre oder wie das Thema interessant werden kann.
„Schließe Frieden mit der Quote!“
Es ist wichtig, sich beim Telefonieren diesen Satz stets im Gedächtnis zu halten. Denn es kann nicht jedes Telefonat ein Erfolg sein. Es ist ok, dass einige auch mit einem klaren „Nein“ enden. Damit seinen Frieden zu schließen, Erfolge zu feiern und weiter zu machen ist das Wichtigste.
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