Öffentlichkeitsarbeit
Pressemitteilungen erfolgreich nachfassen
An diesem Punkt dürften sich die Geister scheiden: Ist das telefonische Pitchen bereits versandter Pressemitteilungen sinnvoll oder ein reines Aufdrängen gegenüber Redaktionen?
Fakt ist, dass Pressemitteilungen im Redaktionsalltag häufig untergehen. Es kann also auch für Journalist:innen von Vorteil sein, nochmal auf Themen hingewiesen zu werden oder Inhalte kurz präsentiert zu bekommen. Vielleicht hat die Ansprechpartner:in sogar eine aktuelle Story, für die der Pitch von Mehrwert sein kann. Für Mitarbeiter:innen aus der PR ist der telefonische Nachfass zudem, besonders in Zeiten von Corona, ein wichtiges Mittel um persönliche Kontakte zu knüpfen und zu pflegen. Damit alle etwas davon haben und aus dem Nachfass kein stumpfes und erfolgloses Abtelefonieren wird, sollten aber einige Dinge beachtet werden.
Vorbereitung ist der Schlüssel
Der telefonische Nachfass sollte nicht unterschätzt werden, ebenso wenig wie die Vorbereitung auf jedes einzelne Telefonat. Dabei ist es ratsam sich vorab mit dem Medium und der anzurufenden Journalist:in zu beschäftigen und einige Fragen schon im Vorfeld zu klären. Hat das Medium, oder vielleicht sogar der Kontakt, in der Vergangenheit schon einmal über das Thema oder das Kundenunternehmen berichtet? Oder gibt es vielleicht Aktuelles, im Medium Vertretenes, das als Aufhänger dienen kann? Vielleicht ist das Thema auch noch gar nicht aufgetaucht, passt potentiell aber in das kontaktierte Ressort? Das alles sind Fragen, deren Antworten den Pitch erleichtern und eine sichere, zielführende Präsentation ermöglichen. Es ist aber zu beachten, dass dieselbe Pressemitteilung nicht zwangsweise bei jedem Medium oder jeder Journalist:in gleich gepitched werden kann, die Aufhänger sollten individuell gestaltet werden. Ziel ist, den Inhalt der Pressemitteilung für die Ansprechpartner:in interessant und in unter einer Minute zusammenzufassen. Schließlich soll ein Thema platziert werden, das auch der Journalist:in einen Mehrwert bietet – eine Win-Win Situation, und kein Monolog, der Journalist:innen und PR-Vertreter wichtige Zeit kostet.
Kurz und knackig pitchen
Hat man die Vorbereitungen abgeschlossen und kann sicher die Pressemitteilung pitchen, kann zum Hörer gegriffen werden. Nimmt die Gegenseite ab, ist die erste Hürde schon überstanden. Wird das Gespräch nun aber mit „Haben Sie meine Pressemitteilung von letztem Dienstag erhalten?“ begonnen, kann es auch ganz schnell wieder vorbei sein. Denn: Journalist:innen haben chronisch sehr wenig Zeit , und die sollte möglichst nicht mit dem Versuch vergeudet werden, sich an eine von 1000 Mails aus der letzten Woche zu erinnern. Verständlicherweise trifft diese Eröffnung deshalb oft auf Missmut, sollte die Pressemitteilung bekannt sein stellt sich das im Laufe des Gespräches meist sowieso heraus.
Stattdessen ist es ratsamer, nach der Begrüßung das Thema in einem Satz anzuteasern, nach Interesse zu fragen und um eine Minute Zeit zu bitten, den Teaser um einen einminütigen Pitch zu ergänzen. Das bietet Transparenz und Journalist:innen können einschätzen, was sie inhaltlich erwartet und wie viel Zeit das Gespräch in etwa in Anspruch nehmen wird. Die Chance, auch bei potentiell interessanten Themen direkt abgewimmelt zu werden, sinkt damit.
Nun kann der individuell vorbereitet Pitch präsentiert und zusätzliche Infos und Materialien zu dem Thema angeboten werden, etwa Bilder oder Interviews.
Erfolg?
Im besten Fall trifft der Pitch auf Interesse und die Journalist:in kann schon eine Einschätzung geben, wann und wo das Thema aufgegriffen wird. Ebenso kann auch der am besten vorbereitete und präsentierte Pitch auf Desinteresse stoßen oder aktuell nicht ins Repertoire passt, sich aber trotzdem ein wertvolles Gespräch entwickeln. Für die Zukunft lässt sich dann vielleicht abschätzen, welche Redakteur:in von welchen Themen profitiert oder welche Sonderausgaben geplant sind, die gezielt angesprochen werden können. Für Berufseinsteiger:innen in der PR, aber auch beim Einarbeiten in neue Ressorts und Kontakten zu Journalist:innen, mit denen bisher noch nicht zusammengearbeitet wurde, sind diese Gespräche erste Möglichkeiten um Kontakte zu knüpfen. Diese müssen im Laufe der Zeit entsprechend gepflegt und ausgebaut werden, Telefonate können aber einen Einstieg bedeuten.
Nicht strapazieren, aber auch nicht abschrecken lassen
Vielleicht passiert auch nichts von alledem, und man wird schon abgewürgt, bevor der Teaser überhaupt ausgesprochen wurde – oder das Telefon wird gar nicht erst abgenommen. Das sollte aber nicht als Einladung verstanden werden, im zehn Minuten Takt anzurufen oder es täglich zu versuchen, sollte die Journalist:in bei Abnahme äußern, keine Zeit zu haben. Telefonterror führt höchstens dazu, auf einer roten Liste zu landen und Redakteur:innen zu vergraulen. Das Telefonat sollte zwar in Erinnerung bleiben, aber natürlich nicht auf diese Weise.
Viele Absagen können zudem frustrieren, sollten aber nicht dazu führen, den Mut zu verlieren. Wenn neun Journalist:innen abwinken und kein Interesse am Thema finden, bedeutet das nicht, dass die zehnte es genauso sieht.
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